|
NYTT BIBLIOTEK i DRAMMEN RAPPORT FRA SEMINAR 16. OG 17.
JUNI 2005
|
|
Byggareal: |
8 600 m2 |
|
Publikumsareal: |
5 500 m2 |
|
Medier: |
370 000 |
|
Tidskrifter: |
600 |
|
Nettjenester inkl.elektroniske tidskrifter: |
ca 5 000 |
|
Besøk pr år: |
390 000 |
|
Besøk pr dag: |
1 500 |
|
Personale: |
Totalt ca 40 |
|
Åpningstid pr uke: |
50,5 timer |
|
Publikumspc-er: |
35 |
|
Leseplasser: |
ca 250 |
De bruker Mittuniversitetets nettverk på huset. Av de ca 35 pc-ene de har for publikum er to til 15 minutters bruk. De andre har Nettloan med en times lån. Noen av pc-ene er bare for studenter. Alle disse, unntatt to, står i et eget rom. Andre får ikke logget seg inn på disse. De har 15 grupperom for publikum. Man bestiller tid selv, det ligger en almanakk på en liten hylle utenfor døren.
Åpningstidene:
9.30-19 mandag-torsdag
9.30-18 fredag
11-15 lørdag
40% av utlånet går via automater.
Skiltene er kuber oppe på hyllene.
Kompakthyller med motor til magasinbøker. Magasinet er åpent, men siden det er
vanskeligere å finne fram her har de en egen pc til oppslag her, samt en liten
skranke.
Konserter, utstillinger og foredrag arrangeres som oftest i 2. etg. De har hatt
opptil 400 publikummere på konserter. Det er god akustikk i huset. Hyllene
flyttes unna for å få plass til publikum.
Det er en egen kafé på huset.
I tillegg finnes det en stor sal til foredrag, forestillinger, forfatterbesøk,
forelesninger og ”sambomøter”.
Et eget rom er innredet til ære for en lokal forfatter: Ludvig (Ludde)
Nordström. Han er mest kjent for en stor radioreportasjeserie med tittelen
”Lort-Sverige”.
De holdt stengt i tre uker mens de flyttet. Den offisielle åpningen ble holdt to måneder etter flyttningen. I stedet for å klippe over et bånd ved åpningen, knyttet de i stedet sammen tre bånd! Det ble lagt stor vekt på det visuelle under åpningen, det er ikke nødvendig å si absolutt alt om planleggingen og arbeidet bak bygget.
Tre biblioteks visjoner tok form i det nye biblioteksbygget. Selve bygget symboliserer fuglens øye og vinger, og et seil. Bygget ble møtt med litt protester først. Det var de vanlige protestene – pengene skulle vært brukt til skole og eldreomsorg i stedet. De ansatte brukte tid på å venne de tidligere brukerne av de forskjellige bibliotekene til det nye bygget. De hadde en vertinne som svarte på spørsmål, og viste rundt den første tiden. Også studentene ble brukt til dette. De fikk litt klager på at noen av de faste brukerne syntes det var vanskelig å finne igjen de bøkene de var ute etter, men klagene har nå stilnet helt. Studentene er veldig positive, og uansett er huset meget flott, noe alle er enige om.
Et slikt samarbeid kan sammenliknes med en jomfrufødsel. Det er en fin ting, men noe som sjelden skjer. Hvorfor et sambibliotek?
Sambiblioteket skal være et bibliotek som følger et menneske gjennom hele livet – et grunnlag for livslang læring. Fra barns språkutvikling, grunnskoleeleven, videregående skole, til universitet eller høgskole og forskere. Og inne i mellom her: ”normale” voksne brukere, og til slutt seniorene.
Prosessen blant personalet begynte fire år før de begynte å planlegge bygget. Mange seminarer og store diskusjoner. Dette vil spare en for tid senere, men må selvsagt være en vedvarende prosess. Man kommer ikke i en paradisisk tilstand, det må hele tiden være en utvikling, en samtale. Ideen ”Sambiblioteket” må fødes hver dag. Alle må samme visjon, og brukerne må være utgangspunktet. Hele personalet må ha et bilde i hodet om at dette vil fungere, og bli til noe bra.
Almedalens bibliotek i Visby er også et sambibliotek, og ble bygd året etter det i Härnösand. Dette ble bare helt plutselig vedtatt politisk, og de hadde meget dårlig tid til planlegging på forhånd. De forskjellige organisasjonene strevde mye med dette. De var ikke kommet til enighet på forhånd, og opplevde en del stridigheter.
De kulturelle forskjellene i de tre bibliotekene kjente vi igjen fra norske forhold. Dette å stå overfor helt forskjellige brukergrupper, som krever forskjellig servicenivå. De har jobbet mye med interessemotsetningene mellom de ulike brukergruppene. Målet er at ingen bruker skal vite hva slags ”type” bibliotekar han står overfor, at det ikke skal bety noe. Grunnlaget for dette legges i den gode samtalen med hver enkelt bruker, slik at man er sikker på hva det er de ønsker, og hvilket nivå det er snakk om. Alle ansatte betjener alle, alt skal virke likt utad. Problemet for de ansatte på universitetsbiblioteket blir ofte da at det blir liten tid til å spesialisere seg. Om det er noe etterarbeide i skranken blir det overlatt til den ”rette” bibliotekaren.
En annen kulturforskjell var diskusjonsmåten. Universitetsfolket brukte e-posten til diskusjon, folkebibliotekfolket syntes det måtte snakkes om direkte. De trodde ofte også at når noe var skrevet ned var det ikke lenger noe rom for diskusjon.
Kontorplassene er oppdelt etter organisasjon, de ansatte ved de tre bibliotekene sitter hver for seg. Og så i pausene setter de seg sammen med ”sine egne”.
De tenkte heller ikke først at det var noen naturlig kobling mellom en barneavdeling og en høgskole. Hvorfor skulle man legge så stor vekt på en slik avdeling når de skulle lage et sambibliotek? Da skulle jo vekten legges på læring og utdanning, fag på et høyere nivå. Men de har etter hvert sett at det har vært til stor berikelse også for høgskolen.
Barne- og ungdomsavdelingen heter Galaxen. Det er en stor blå prikk på veggen i barneavdelingen så det er enkelt å orientere seg. I tillegg finnes det et stort eple som barn kan gå inn i. Det ble laget til et prosjekt – et symbol for bøker for og om barn. I avdelingen finner man "Verksta´n" og "Stjärnans hus". Det første er en egen formingsavdeling, og det andre er et rom som brukes til arrangementer for barn og unge. De har en egen dramapedagog og en ”berättare” som lager forestillinger. Fortelleren er også utdannet innen musikk. "Stjärnans hus" brukes i tillegg av universitetet når de har presentasjoner for lærerstudenter.
For å forstå må man tenke på en modell med tre sirkler, en for hvert bibliotek. De tre sirklene berører hverandre. Noen ganger er det slik at man jobber hver for seg, andre ganger to og to, og andre ganger igjen hvor man jobber sammen alle tre. I modellen finnes det bare et punkt, helt innerst hvor alle sirklene har et felles område. Dette er hjertet i organisasjonen. Og dette hjertet er lite, men det er stort. Alle de tre bibliotekene har ulike nettverk, og disse nettverkene må selvsagt pleies, men det er viktig å utvikle et felles også.
Hvilket nivå skal man legge seg på i samarbeidet?
Dette er målet:
SAMordning
SAMverkan
SAMarbete
SAMagerande
Særlig universitetsbibliotekets andre avdelinger synes dette ble vanskelig å forholde seg til, og de er avhengige av en grundig og tydelig avtale. I tillegg opplever universitetsbiblioteket av og til at de blir glemt av ”sine egne”, de fra andre deler av universitetsbiblioteket. De må fra tid til annen gjøre oppmerksom på at de er med de også, men at de gjør ting litt annerledes, og at de noen ganger også gjør helt andre ting.
De hadde mange felles arbeidsgrupper i begynnelsen, antallet gikk nedover etter hvert som arbeidet skred fram. Møtetiden i de gruppene som er igjen går også stadig ned.
De er ett bibliotek når det kommer til:
-
publikumslokaler
- opprettholde/vedlikeholde bokbestanden
- personalet i skrankene
- publikumspc-ene
- databaser
- bibliotekskatalogen
- ”bemötande” – hvordan de møter publikum.
De er tre bibliotek når det kommer til:
- økonomi
- personale
- vurdering/innkjøp av medier
- kontorlokaler
- visse målgrupper
Fordeler
Dette mener de selv er fordelene ved denne måten å jobbe på:
Det har blitt et annet, større, og bedre resultat enn det man først tenkte seg og planla. Men de ser selv at de enda har en vei å gå - rom for utvikling, for å bli et bedre sambibliotek. De har fått utredet at de som universitetsbibliotek ikke koster mer enn andre universitetsbibliotek.
Dette ser de som ulemper:
En liste over forutsetningene for å lykkes:
Under arbeidet med organisasjonsutviklingen dannet de en dramagruppe. Gruppen fremførte et skuespill, som handlet om de aktuelle problemstillingene. Stykket hadde tittelen: ”Hvor skal skapet stå?” Deltakere fra hvert av de tre bibliotekene var med og halte og dro i dette skapet, så gikk de ut for å drikke kaffe, og da en av dem kom tilbake litt før enn de andre, så flyttet han selvsagt på det, det kunne jo ikke stå der! Et utmerket bilde på arbeidet de skulle gjøre.
For å få litt perspektiv på problemene lagde de også noe i likhet med en realityserie, hvor de fikk de mest hårreisende sparingstiltak. De satt alle igjen med ett nytt syn på virkeligheten etterpå. Det finnes alltid større problemer enn akkurat dem en selv har.
I skranken stiller de ofte med en bibliotekar av ”hvert slag”. Det viktige blir hele tiden å stille de rette spørsmålene til brukerne, for å kartlegge hva de ønsker. De ønsket opprinnelig en skranke i hver etasje, men det ble umulig, så de har nå en fullt bemannet skranke i 1. etasje, og så en ansatt i hver etasje i tillegg. Skillet mellom bibliotekar og assistent oppleves som mye større blant de folkebibliotekansatte. Det viktige er å erkjenne at man ikke vet. Det gjør vi jo hele tiden – det er poenget i et bibliotek. Svaret må heldigvis ikke komme fra et hode, det vi skal vite er hvor vi kan finne svaret.
De har en stor avtale, med oversikt over hvem som betaler for hva. De tre betaler selv hver sin del av leien for kontorlokalene. Folkebiblioteket og universitetsbiblioteket betaler leien for selve bibliotekslokalet. For drift av biblioteksystemet betaler de etter antall lisenser, det samme gjelder for telefoner. De har en og en halv IT-tekniker.
De har et sambiblioteksråd hvor ledergruppen møter kommunens politikere og tjenestemenn. Dette rådet er kun rådgivende, og de diskuterer overgripende spørsmål. Ordstyreren er lederen av kulturavdelingen i kommunen. Dette gir sambiblioteket på mange måter en arm inn i administrasjonen, og vil være stedet å starte opp om man ønsker å gjøre nye, større ting. Representanter for brukerne er til stede – bibliotekets venner og studentorganisasjonene.
Husgruppen har møte hver mandag, det er et åpent møte, og hvem som helst kan delta. En lunge i hverdagen, en oase, hvor man kan diskutere helt konkrete saker.
De har felles virksomhetsplan. I begynnelsen satte de seg for mange mål, nå nøyer de seg med færre. Det er viktig å føle at man kan få krysset ut noe. Måling og vurdering om man har nådd målene er viktig.
Sambomøter er møter for hele personalet en gang pr måned. Her får de blant annet rapporter fra arbeidsgrupper. Det arrangeres forskjellige personalseminar, og to ganger i året stenger de på formiddagen for et utvidet seminar for alle sammen.
Felles arbeidsgrupper er viktig for å se nærmere på samarbeidet. I begynnelsen hadde de 13, nå er de nede i 2. Det var enormt mye jobb i begynnelsen, men arbeidet setter seg etter hvert.
Tre organisasjoner eller en? Det nytter ikke å vente på Godot, man må bare kjøre på, og henge med mens det hele utvikler seg. Kjøper man en tjeneste, eller lager man en ny organisasjon? Man må hele tiden vurdere den organisasjonen man har. Stemmer den fortsatt med virkeligheten?
Det viktigste hele tiden er å huske på at de er likeverdige partnere. Hvis en av de tre organisasjonene legger mer penger i potten, vil de andre organsiasjoenen søke å følge det opp. Avtalen de nå har går ut i 2010, og de må gjøre noe før den tid. De har selv tatt tak i spørsmålet om de skal bli en organisasjon, politikerne er mer avventende. Universitetsbiblioteket er også en del av et stort nettverk, og det må opprettholdes. Det de hele tiden tenker på er at det er de selv som har ansvaret for huset, de må selv sørge for å opprettholde ideen om et sambibliotek.
De ønsker å utvikle tjenester overfor næringslivet, men det har hittil vært vanskelig. De ønsker også å profilere seg mer overfor kommuneadministrasjonen.
Akademiska Hus (som statsbygg) er eierne av bygget. De eier alle universitetsbygg i Sverige. Härnösand kommune leier.
Hjemmesiden
De legger stor vekt på samspillet mellom bilde og tekst på hjemmesidene sine. De er tre ulike enheter med ulike oppdrag. De har en felles side, og deretter sider for hver organisasjon. Oppleves det da som ett bibliotek? Ønsket er å legge det bedre til rette for brukerne med en felles side, slik at de også her oppleves som ett bibliotek. På den siden vil det f eks være en egen inngang for dem som er studenter.
Nytt personale/vikarer
De har utarbeidet en manual til bruk for nye medarbeidere, og det viktigste av alt er å bli kjent med alle tre virksomheter. Nye må være lenge med sin ”fadder” før de slippes løs alene. Deretter har de en som står stand-by en periode. Noe er vanskelig å lære kun teoretisk, det er viktig med en kombinasjon mellom teori og praksis. Alle nye må få vite om reisen de har gjort for å komme fram dit de er i dag.
Gruppearbeid
Den første dagen ble avsluttet med gruppearbeid. Vi fordelte oss på tre grupper, og hver av gruppene fikk med seg en representant fra Härnösand. De tre gruppelederne har levert egne referat som følger videre nedover. Gruppene hadde de samme spørsmålene å gå ut i fra, og de ansatte fra de ulike bibliotekene var jevnt fordelt i gruppene.
Gruppe 2 – referent: Berit Norvoll
Enighet i gruppa om at vi vil forsøke noe nytt, men vi skal ikke være redde for å holde på spesialitetene våre/egenarten vår. Særpreg kan være nyttige også. En vinn vinn situasjon for alle bibliotekstypene er nødvendig å få til, skal prosjektet bli vellykket.
Sømløshet ble uttrykt som tanken om at enhver låner skal behandles etter behov, ikke etter lånerkategori. Dvs. at uansett fra hvilket ståsted du har skal sambiblioteket kunne håndtere behovet ditt tilfredsstillende. Lånerne skal være trygge på å få svar uansett hvem de spør.
Her kom diskusjonen om servicenivå opp, fordi god service på høgskolen er dårlig service på folkebiblioteket. Cecilia fra Härnösand påpekte at satsningen på kunnskapssamfunnet medfører at folkebiblioteket på sikt uansett er nødt til å endre sin referansetjeneste overfor studenter. Derfor behøver derfor ikke å nødvendigvis å være en konflikt mellom folke- og fagbiblioteket her. Folkebiblioteket trenger imidlertid kompetanse i hvordan skolere studenter.
Her kom ulikhetene i bibliotektypene fram. Folkebiblioteksansatte ga uttrykk for at å prioritere noen brukergrupper framfor andre var umulig. Samtidig følte mange nødvendigheten av å prioritere for å kunne utvikle seg videre. ABM utvikling poengterte at prioritering ikke nødvendigvis bare var prioritering av brukergrupper, men f eks det å satse på læring, biblioteket som kulturarena, mangfold eller annet.
Her rakk ikke tiden til. Dette punktet kom vi lite inn på, bortsett fra at alle er enige om viktigheten av å framstå som ett bibliotek for publikum. Noe som kanskje er det enkleste å bli enige om.
Vi tok utgangspunkt i begrepene sømløshet og læringssenter. Det er viktig å ha definert innholdet i ordene og vite at vi mener det samme når vi bruker dem. Først når det er gjort, kan vi bestemme vårt eget innhold i det nye biblioteket, hva vi vil profilere og hva vi vil arbeide med.
Hva betyr sømløshet for oss?
Dette får vi til ved enkle tilpasninger.
Utfordringer:
Hva betyr Læringssenter for oss?
Tjenestekvalitet
Det var full enighet om at vi i det nye biblioteket skal ha ett hovedfokus: Låneren i sentrum!
Gruppearbeidet fredag 17. juni
Det var også gruppearbeid på den siste dagen av seminaret. Der delte vi oss inn etter organisasjon, og hver enkelt gruppe fikk med seg ”sin” representant fra Sverige. Denne tiden ble brukt til å spørre disse representantene nærmere om hvordan de så på samarbeidet fra sitt ståsted, og hvordan dette samarbeidet påvirket dem. Til disse gruppearbeidene er det skrevet egne referater, de følger bakerst i rapporten.
Det kan ikke være noen tvil om at helhetsinntrykket av Sambiblioteket i Härnösand for oss her i Drammen var meget positivt. De svenske gjestene presenterte arbeidet sitt meget godt, og med en svært smittende begeistring. Vi fikk en meget grundig presentasjon av arbeidet som ligger bak det biblioteket de har i dag, og mange gode tips å ta med oss videre. Det viktigste må sies å være at de viste oss at dette faktisk er mulig. Og ikke bare at det er mulig, men at det også er en god idé, og noe alle parter vil tjene på. Det som de hele tiden understreket var at alle partene måtte være likeverdige, og at alle måtte være innstilt på å legge like mye i potten. Og det gjaldt ikke bare den økonomiske potten. De understreket også viktigheten av å ha så god tid til dette planleggingsarbeidet som mulig, for å få med alle ansatte.
Det er alltid nyttig med grupparbeid i løpet av slik seminardager, og alle tre gruppene kom fram til det samme: dette er en god idé, dette ønsker vi å gjøre, dette er vi positive til. Arbeidsgruppen sier seg meget godt fornøyde med dette resultatet. I tillegg ble det arrangert en båttur ut på Drammensfjorden etter seminardagen på torsdag. Også slike sosiale tiltak vil ha sitt å si for arbeidet som ligger foran oss.
Det er mye arbeid som gjenstår før biblioteket i Drammen står ferdig. Ikke bare skal det bygges, men det skal også gjøres mye med innholdet i bygget. Vi er godt i gang med planleggingen av hvordan biblioteket skal innredes, og hvordan samlingen skal stå oppstilt. Et felles lånereglement er snart ferdig, men det står igjen en del på jobben med biblioteksystemet. I tillegg ønsker vi å gjennomføre en brukerundersøkelse før flyttningen, samt selvfølgelig en etter. En av de største jobbene som gjenstår er nettopp dette med organisasjonsutvikling. Hva slags bibliotek ønsker vi? Hvor stor grad av ”samverkan” ønsker vi? En av tingene som alle arbeidsgruppene kom fram til var at de ønsket at det nye biblioteket skulle framstå for brukerne som ett bibliotek. Dette er det vi må ta tak i.
Under gruppearbeidene ble det klart at det var mange spørsmål vi må jobbe mer med. Vi ble aldri ferdig med å diskutere de forskjellige emnene, og det var også vanskelig å få med alle ansatte på de forskjellige diskusjonene. En av grunnene var nok at gruppene ble for store. Vi ville heller ikke gjøre så mye ut av dette under disse dagene, da det viktigste var å få vite mest mulig om erfaringene de svenske gjestene hadde gjort seg, og å bruke tiden til å spørre dem om de de hadde gjort. I tiden framover må vi se på hva vi kan gjøre med dette, og vi vil arrangere flere seminarer hvor vi vil få anledning til å gå nærmere inn på disse spørsmålene.
|
Vevansvarlig: Anne Foss,
Buskerud fylkesbibliotek |